診察予約の事前確認により得られる9つの利点

診察予約確認をする医師

ご自身のクリニックの運営をスムーズに行いたいと考えているドクターは多く存在するでしょう。診察の事前予約を受け付けているクリニックでは様々な問題が発生しているという話を聞きます。

皆さまのクリニックでは、患者さんは予約時間通り来院されていますか?ドクターは自身の予定を診察予約で埋める努力を十分にできておりますか?

診察予約をした人が忘れずに来院する努力をクリニック側で行う必要があります。予約の無断キャンセルはクリニックの時間とコストを消費します。予約管理が煩雑なクリニックでは、ドクターや医療スタッフは予約日時の変更対応に追われ、患者さんは待合室での待ち時間の長さに辟易しています。

テクノロジーがドクターと患者さんの関わり方をシンプルにします。最近では、自動的にメールや音声で予約の事前確認を伝えることができ、ドクターと患者さん共にメリットのある状況をつくることができます。

本記事では、テクノロジーを利用して予約の事前確認を行うことのメリットを紹介します。

 

1. 無断キャンセルを減らすことができる


無断キャンセルが発生する主な理由は、ただ単に患者さんが診察予約をしたことを忘れていることだと言われてます。

無断キャンセルにより、予約した患者さんが来院しなかったことによる損失だけではなく、替りに他の患者さんの診察をする機会を失ってしまいます。診察予約の事前確認メールを送るだけでこのような機会損失を予防できることがわかっています。

2. 患者さんが便利だと感じている


多忙な患者さんに予約確認のコンタクトをとることは簡単なことではありません。自動で予約確認のメッセージを送り、予約者が自由なタイミングでメール返信をできるようにすることで、予約確認の返答率を改善することができます。

長期間通院が必要な患者さんは予約をすっぽかしてしまうことで気まずさを感じ、通院の意欲が下がってしまうかもしれません。事前確認メールを送信することで予約忘れを防止し、長期の通院でも安心して通えるようになります。

 

3. 患者さんの満足度を高められる


テクノロジーの進化にともない、会話する場所や時間が制限される電話よりもメールを受け取ることを好む人が増えてきています。対応するタイミングを自由に決められるメールは、日々忙しく過ごす人々にとって非常に便利なツールです。

予約確認メール文章に予約日時を記載することで、予約者は予約日時を再確認し時間通りに来院する可能性を高めることができます。その結果、ドクターがスケジュール通りに診察を開始でき、待合室の患者さんの待ち時間を減らすことができます。

 

4. 予約管理の手間を減らすことができる


予約確認のため予約者に電話をかける行為は多くの時間を必要とします。

システムを使い自動で予約確認することで確認時間を削減することができます。また、予約者が予約情報を自動で更新できる診察予約システムを利用しているクリニックは、今まで医療スタッフが時間変更やキャンセルで予約台帳を書き換えていた作業を無くすことができます。

自動で予約確認メールを送ると共に予約キャンセルや日時変更のやり方を伝えることで、予約忘れを防止するだけでなく、今までは失っていた患者さんの来院をうながすことが可能です。

 

5. 医療スタッフの生産性を高められる


予約の自動確認の利点は、医療スタッフが重要な仕事に集中できるようになることです。予約確認のメール送信や、電話をかけて予約確認する作業は膨大な仕事量になります。

自動確認メールを使うことで、予約確認作業に費やしていた時間をより生産的な仕事に使うことができます。

 

6. 診察待ち人数を減らすことができる


予約の事前確認は、患者さんに対して早めの予約再調整やキャンセルを促すことができます。

その結果空いた時間で、診察待ちの人に診察をすることができ、希望日時に予約がとれなかったり待ち時間が長いために他のクリニックを選択しようと考える患者さんをつなぎとめることができます。

 

7. クリニックの売上を増加できる


無断キャンセル率の低減は、診療所の売上に大きなインパクトを与えます。

自動確認メールにより医療スタッフの時間を有効に使うことができ、空いた時間を集患や診察満足度を高める活動に時間を使うことで売上増加が期待できます。

 

8. クリニックのコストを削減できる


予約者に対して個別に電話確認をすると、電話をかける人件費や電話料金で多くのコストがかかります。予約者に事前確認メールを送ることで、電話確認することと同等の効果を低コストで得ることができます。

 

9. 診察時間を拡大する


予約確認を自動化することで、いままで予約確認に消費していた時間を患者さんの診察時間に使えることになり、結果としてドクターと医療スタッフの時間を最大限に診察に費やすことができます。

 

まとめ


予約者に事前確認メールを送ることは、医療経営効率を改善しスムーズに診察を行うことを目指すクリニックには必要な行動です。

多忙な生活を過ごす人が多い現代社会においては、時間は貴重な資源です。自動確認メールは、医療スタッフやドクターが本来行うべき患者さんの応対に集中し時間の使い方を最適化する助けとなるでしょう。

 

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