クリニック受付で紙での予約管理を今すぐやめるべき4つの理由

診療内容の歯科医科を問わず、事前に予約をとり人と対面する医業であれば、紙の予約台帳を使っているという状況は日々の仕事がとても非効率であること示しています。

仕事の効率が悪いだけではなく、ご自身の医療経営を圧迫しているとも言えるでしょう。紙とペンで予約をとることは時代遅れであるという事だけではなく、大きな収益損失が発生しているとも考えられます。

当記事では、なぜ紙での予約情報管理をやめてウェブ予約台帳とネット予約を導入すべきかの4つの理由をご紹介します。

1. 患者さんの診察機会と医療収益の両方を失っている


紙の予約台帳にペンで予約情報を記入する方法は、今の世の中では効率的な情報管理手法とは言えません。者さんの98%はインターネット経由での診察予約を希望していると言われており、多くの人が診察時間外に予約受付が可能な医院を求めていることが想像できます。

競争社会においては、毎日24時間患者さんと接点を持てるようにしておくことはとても重要で、患者さんが予約をとりたいと思ったタイミングで予約できる状況を用意することが求められています。

紙の予約台帳を使っているのであれば、患者さんが診察予約をしようと思うニーズにタイムリーに応えることができません。潜在的な患者さんの来院機会を知らずして失っており、最終的には診察収益を生み出す機会を失っているとも言えます。

ネット検索の90%は510分以内に具体的なアクションが行われると言われています。もし、すぐに操作できるオンライン予約機能を提供していなければ、大きなビジネスの損失が発生していると考えられるでしょう。

また、患者さんの無断キャンセルにより、多くの収益損失が発生しています。オンライン予約システムを使えば、システム上から事前に予約確認のメールを配信して無断キャンセルを防止できると言われています。ネット予約時にメールアドレスや電話番号の登録を必須とすることで、予約キャンセルの防止になっているという話も聞きます。

紙での予約情報管理だと、医療経営が軌道にのってきた時にその成長のブレーキになってしまうかもしれません。予約情報が多くなると聞き間違えや記入ミスが発生しやすくなり、ダブルブッキングなどの被害が発生するリスクが高くなります。

予約管理システムの利用がコスト削減になるだけではなく、医療収益を生み出すチャンスにもなります。この事実が、今すぐ紙の予約情報管理からWEBでの管理に変更すべき大きな理由です。

2. ヒューマンエラーによるミスが発生してしまう


紙での予約情報管理における問題点のひとつとして、予約情報が一元管理されていないことが挙げられます。電話やメールで予約希望を受付けした時に、ダブルブッキング(予定の二重登録)が生じてしまう事はしばし起こることです。

ダブルブッキングは医療経営において大きなミスです。患者さんの目からみても、事務処理が疎かな医院は治療内容においても不安を感じてしまう人もいるでしょう。予約管理システムは、こういった予定のダブルブッキングを自動的に検知し、予約受付担当者の確認作業を減らすことで経営改善につなげることができます。

人は誰でもミスを起こすもので、予約患者さんが言う言葉の聞き間違えや、予約台帳への転記ミス100%無くすことはできません。空き診察時間が自動的に整理された診察予約システムを患者さんに提供することで、医療事務スタッフをより生産的な仕事に集中させることができます。

3. 手間と時間がかかる方法である


診察予約の獲得とは、予約者の名前を聞くだけではなく、連絡先や初診/再診のどちらかを訪ね医師の予約可能な日時を確認して、できれば予約日の事前に予約確認の連絡をすることが好ましいです。こういった手間のかかる調整作業をシステムで自動処理させることは医療収益を最大化させるためには欠かせない効率化ポイントです。

診察予約システムは単純な予約情報管理システムではありません。メール機能でテキストメッセージを配信して再予約を促したり、事前確認のメールを送信したりすることで、既存患者さんとの接点を強化することがでます。これらの作業を自動化することで人件費コスト削減につながります。

4. 患者さんの満足度につながらない


患者さんがネット経由の予約獲得を求めている事に目を背けてはいけません。ネット予約に対応していないことで知らずして患者さんの来院機会を失っているという事が発生しているかもしれません。

予約の無断キャンセルと同じく、治療期間の途中で診察に来なくなってしまう患者さんについては、特に、歯科クリニックにおいては頭を悩ます問題であると聞きます。途中で離脱してしまう理由の一つとしてはクリニックが患者さんと繋がるチャンスを失っているからだと言われています。診察予約システムでは、次回予約が未定の人を一覧化してフォローできる仕組みを用意しているものも存在します。

診察予約システムは患者さんの予約履歴情報を把握することができます。好むコミュニケーション方法やキャンセル率が高く事前確認が必須の人なのかなど、カルテに書かれない患者さん情報を蓄積することで、一人ひとりの患者さんに対してより良い診療体験を提供できるようになるでしょう。

まとめ


紙とペンでの予約情報管理からウェブの予約台帳に変えるメリットは、ただのペーパーレスによるコスト削減だけに留まりません。受付スタッフの作業ミスを減らし、より効率良く仕事ができるようになり、院内業務全体の質の底上げにつながります。

また、ウェブ予約台帳だけでなくネット予約機能も導入することで、今まで知らずして発生していた来院機会の損失を防ぎ、新患獲得だけでなく既存患者さんとの関係性を更に強める事も可能になるでしょう。

わざわざ予約システムを導入する必要が無いとお考えの方も、この機会に診察予約システムの利用を検討してみるのはいかがでしょうか。

 

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