診察予約システムの導入が予約の無断キャンセルを減らす4つの理由

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診療所の多くのドクターが抱える悩みは、患者さんによる予約の無断キャンセルです。誰も予約の無断キャンセルは嬉しいと思いません。診察予約システムは診療予約の無断キャンセル数を減らし、クリニック経営の安定化の助けとなります。

予約がキャンセルをされたときの金銭的なコストについて考えてみましょう。患者さんに無断キャンセルされた時間に他の患者さんの診察予定を入れることができたのであれば、その分だけの機会損失が発生していると言えます。

一部の診療所では、予約患者さんに対して事前に確認の電話をしていると聞くことがあります。しかし、それでも当日来院されない患者さんは一定数発生してしまい、予約の事前確認に要した時間も更に無駄になってしまいます。

では、一体どうすればよいのでしょうか?予約者に対して事前確認の電話をしても当日来院されない方は発生します。診察予約システムはこの状況をどのように改善するのでしょうか?
1. スケジュール調整で無断キャンセルを減らす


紙の予約台帳や使い勝手の悪いカレンダーシステムを使い予約情報を管理している場合は、予約変更が発生した際はヒューマンエラーを起こすリスクが高いです。患者さんが間違えた変更日を伝えたり、予約変更を受けた医療スタッフのうっかりミスで、例えば変更後の予約日を火曜日ではなく月曜日だと勘違いすることもあるでしょう。

診療予約システムを使うことで予定管理を効率的に行うことができます。予約変更が発生した場合でも、その場ですぐに他の空き時間を確認して対応することができます。

 

2. 事前確認により無断キャンセルを減らす


診察予約システムで予約変更の調整を簡単にできたとしても、どうすれば無断キャンセルを減らせるのでしょうか?診察予約システムに備わる「自動確認メール」が、無断キャンセル抑止に効果的と言われてます。
診察予約システムを未導入の医院で、医療スタッフが毎日電話をかけて予約の事前確認をしている医院もあると聞いたことがあります。効果的な活動だと思いますが、もっと生産的に事前確認をする手段はないでしょうか?

「自動確認メール」は、メールの配信設定を最初にするだけで、後は自動で事前に予約患者さんにメールが送信されますので、医療スタッフの貴重な時間を有効に使うことができます。

 

3. 定期通院者には予約のとりやすいタイミングを指定


治療内容によっては、患者さんに定期的に通院してもらう必要となる場合があると思います。診察予約システムはその定期通院患者さんの予約管理を効率化します。

過去診察予約の実績分析により予約がとりやすい曜日・時間を把握し、患者さんが定期的に来院しやすい時間帯を提案しましょう。患者さんが予約をとりやすく通いやすいタイミングに定期通院をしてもらうことは予約キャンセル発生の抑制につながります。

 

4. 熱心に通う患者さんを増やす


予約をキャンセルされる患者さんの状況は様々で、起床時に急な発熱に気づいたり、交通機関の遅延により来院できない場合もあると思います。

そんな時でも、予約をキャンセルした患者さんをウェイティングリストに入れて管理し、めげずに来院して治療を続けることを促す連絡をとりましょう。熱心に通う患者さんがいることで、結果として無断キャンセルをする患者さんの比率を減らすことができます。

 

まとめ


無断予約キャンセルを減らすことは医療経営を安定化につながります。また、予約通りに来院される患者さんが増えることで業務の流れが安定し、医療スタッフの皆さまもストレスを感じることがなくスムーズに業務に携わることができるでしょう。
患者さんの無断キャンセルを減らすためにも診察予約システムを導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

診察予約システムについてもっと知りたい方は下記の記事も参考にしてみてください。
診察予約システムを導入すべき5つの理由

 

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